Analisis Sistem Informasi IT M&T area regional III PT Pertamina dalam Control Objective for Information and related Technology 4.1 (COBIT 4.1)

Bagian Information Technology Marketing & Trading (IT M&T) area regional III PT. Pertamina (Persero) menangani beberapa proses yang salah satunya adalah manajemen aset. Aktifitas dari proses tersebut meliputi analisa kebutuhan hardware dari setiap unit bisnis se-Jatim, Bali dan Nusa Tenggara, serta melakukan penyewaan dan pembelian, hingga pendistribusian hardware ke masing-masing unit bisnis. Dalam mengelola proses tersebut, digunakan beberapa aplikasi bantu yang diantaranya adalah SAP dan aplikasi yang dikembangkan sendiri seperti aplikasi manajemen aset, helpdesk, serta aplikasi OpManager, dimana pengimplementasian aplikasi tersebut terutama manajemen aset sama sekali belum pernah diaudit guna memastikan keselarasannya dengan tujuan bisnis TI. Untuk mengukur seberapa jauh keselarasan antara proses bisnis, aplikasi, dan strategi bisnis perusahaan maka perlu dilakukan audit sistem informasi dengan standar COBIT 4.1. Control Objective for Information and related Technology, disingkat COBIT, adalah suatu panduan standar praktik manajemen teknologi informasi. Standar COBIT dikeluarkan oleh IT Governance Institute yang merupakan bagian dari ISACA. COBIT memiliki 4 cakupan domain, yaitu :

1.    Perencanaan dan organisasi (plan and organise)

2.    Pengadaan dan implementasi (acquire and implement)

3.    Pengantaran dan dukungan (deliver and support)

4.    Pengawasan dan evaluasi (monitor and evaluate)

Berdasarkan analisa dari hasil pengumpulan bukti selama pelaksanaan audit sistem informasi manajemen asset di PT. Pertamina dalam jurnal “Audit Sistem Informasi Manajemen Aset Berdasarkan Perspektif Proses Bisnis Internal Balanced Scorecard Dan Standar Cobit 4.1 (Studi Kasus: Pt. Pertamina (Persero))” didapat Hasil analisa dari bukti yang digunakan untuk menentukan tingkat kematangan sesuai dengan pernyataan yang terdapat dalam kerangka kerja COBIT. Setelah di dapat nilai kematangan tiap proses-proses TI, maka selanjutnya nilai tersebut dapat direpresentasikan ke dalam grafik jaring laba-laba. Adapun hasil dari kerangka kerja COBIT tersebut dapat dilihat pada Gambar 1. Sedangkan untuk perhitungan tingkat kematangan dapat dilihat pada Tabel 1. Dan untuk hasil representasi dari perhitungan tersebut dapat dilihat pada grafik jaring laba-laba di Gambar 2.

Dari hasil tersebut di dapat beberapa temuan yang memuat fakta-fakta baik yang telah dilaksanakan dengan baik sesuai standard COBIT ataupun yang masih perlu diperbaiki lagi. Adapun fakta-fakta yang telah  sesuai dengan standard COBIT diantaranya adalah:

1.    Perencanaan dan organisasi (plan and organise)

•   Terdapat prosedur untuk proses bisnis yang ada secara keseluruhan

2.    Pengadaan dan implementasi (acquire and implement)

·      Terdapat pengendalian terhadap perubahan yang dilakukan.

·      Terdapat pengelolaan program pelatihan bagi pengguna dan seluruh staf.       

3.    Pengantaran dan dukungan (deliver and support)

·      Terdapat aplikasi-aplikasi pendukung untuk melaksanakan proses bisnis secara keseluruhan.         

4.    Pengawasan dan evaluasi (monitor and evaluate)

·      Terdapat pengukuran  dan evaluasi terhadap pelaksanaan proses bisnis yang ada.

·      Terdapat pemantauan atas proses bisnis TI secara keseluruhan            

             

Selain terdapat fakta bahwa perusahaan PT. Pertamina ini sesuai dengan Standar COBIT, terdapat pula fakta-fakta yang masih perlu diperbaiki, diantaranya:         

1.  Kurangnya pemantauan terhadap pengembangan  proyek  yang bersifat internal.
2.  Persetujuan untuk pengembangan proyek internal masih bersifat informal.
3.  Belum  ada dokumentasi mengenai perencanaan proyek internal. 
4.  Proses komunikasi kepada pengguna terkait pene ntuan dan anggaran investasi masih dilakukan di beberapa kantor unit.                                                            
5. Belum ada pengelolaan pemasok.     

Pada kesimpulannya suatu perusahaan memerlukan pengololaan TI yang baik yang digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Oleh sebab itu, penerapan TI di perusahaan perlu dilakukan evaluasi. COBIT adalah salah satu standard yang bisa digunakan untuk melakukan evaluasi kinerja sistem. Menurut Management Guidelines berdasarkan Maturity Model yang ada pada fram ework COBIT 4.1 domain Deliver and Support, hasil evaluasi Sistem Informasi IT M&T area regional III PT. Pertamina dalam hal Divisi Pelayanan Pelanggan rata-rata berada pada level Managed and Measurable (proses telah dimonitor dan diukur)   dengan   score  Maturity   Level   =  4,43   yang   berarti   perusahaan   telah mengawasi dan mengukur dengan baik apakah proses pelayanan yang diberikan telah berjalan sesuai dengan prosedur yang digunakan oleh perusahaan yaitu Standard  Operating Prosedur (SOP), meskipun telah mencapai level 4 namun perusahaan perlu bertindak memperbaiki kekurangan yang ada sehingga dapat mencapai level 5 yaitu Optimized. Berdasarkan fakta yang ada di perusahaan, sejauh ini sistem informasi yang digunakan untuk pelayanan pelanggan telah bekerja dan dioperasikan dengan baik dalam mencapai tujuan bisnis perusahaan.  Hal ini dikarenakan perusahan telah menyadari pentingnya pengelolaan TI dalam proses bisnis perusahaan, terbukti dengan adanya prosedur dan pelatihan dalam penggunaan program dan pada staf. Perusahaan bekerjasama dengan pihak-pihak yang menangani bidang TI. Namun tak bisa dipungkiri masih terdapat beberapa kekurangan dalam proses pelayanan yang diberikan, karena itu perbaikan terhadap kekurangan yang ada perlu diperbaiki demi peningkatan pelayanan kedepannya.

Sumber :

https://docplayer.info/33240014-Audit-sistem-informasi-manajemen-aset-berdasarkan-perspektif-proses-bisnis-internal-balanced-scorecard-dan-standar-cobit.html

http://repository.uksw.edu/bitstream/123456789/2832/2/T1_682008033_Full%20Text.pdf